Pour les centrales d'achat et les autres acheteurs, les échanges d'informations doivent être effectués par un moyen de communication électronique.

La signature électronique n'est pas obligatoire. Les documents peuvent être signés à la main, mais il faudra les scanner pour pouvoir les transmettre par voie électronique. Cependant, cette signature ne donne pas la qualité originale aux documents, ils seront considérés comme une simple copie. Il aura une valeur juridique, mais il faudra prouver que cette copie est conforme à l'original.

L'acheteur peut exiger la signature électronique du contrat finalisé dans les documents de la consultation. Cette signature électronique garantie l'intégrité du document électronique.

Cependant, si l'entreprise souhaite pouvoir utiliser la signature électronique, elle doit répondre à plusieurs conditions préalables :

• Elle doit avoir acquis les certificats de signature
• Elle doit avoir précisé son organisation interne
• Elle doit avoir désigné les personnes habilitées à signer en son nom

Seule la signature du contrat final est obligatoire, mais l'acheteur peut exiger dans les documents de la consultation que les autres documents soient signés. Chaque document devant être signé doit l'être individuellement.

Pour signer électroniquement son offre, le candidat doit disposer d'un certificat de signature électronique et de l'application logicielle correspondante. Cette dernière est souvent proposée par le profil d'acheteur.

Le certificat de signature électronique est nominatif. Son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir. Il est délivré pour une durée de 1 à 3 ans.

L'entreprise qui remet une offre par voie électronique peut également transmettre une copie de sauvegarde (c'est-à-dire une copie des documents que l'entreprise a transmis) à l'acheteur.

Celle-ci peut être transmise soit sur un support papier, soit sur un support physique électronique (clé USB, CD par exemple) soit par voie électronique lorsque l'acheteur l'autorise dans les documents de consultation.

La copie de sauvegarde transmise à l'acheteur sur un support papier ou sur support physique électronique doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ». Elle peut être remise contre récépissé à l'adresse indiquée par l'acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en recommandé avec accusé de réception par la Poste.

Lorsqu'elle est adressée par voie électronique, elle est transmise au moyen d'outils garantissant certaines exigences minimales. Ils doivent notamment garantir l'identité de l'acheteur, l'heure et la date exactes de la réception des documents ou un accès limité aux seules personnes autorisées. Il peut s'agir par exemple d’une plateforme cloud ou d'un un coffre-fort numérique.

La copie de sauvegarde doit comprendre les mêmes informations que l'original.

Elle est ouverte et utilisée seulement si une anomalie ou des difficultés sont survenues lors de la remise des dossiers de candidature et la transmission des offres par voie électronique. Elle prend la place de l'offre électronique dans les cas suivants :

• L'acheteur détecte un virus dans l'offre déposée par voie dématérialisée.
• L'offre électronique est reçue incomplète.
• L'offre dématérialisée est transmise hors délais et l'entreprise peut prouver que le début de la transmission a eu lieu avant la fin du délai.
• L'offre dématérialisée ne peut pas être ouverte par l'acheteur.

L'entreprise, qui souhaite faire parvenir une copie de sauvegarde, doit, au même titre que l'offre normale (l'offre dématérialisée), la faire parvenir dans le délai prévu. Ce délai est indiqué dans l'avis de marché ou dans les documents de la consultation.

L'acheteur ne peut pas imposer à l'entreprise de faire une copie de sauvegarde.

L'acheteur doit assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique. De ce fait, l'utilisation du courriel pour transmettre une offre n'est pas possible en procédure formalisée, car seul le profil d'acheteurs répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées.

En revanche, dans le cadre d'une procédure adaptée, l'acheteur peut autoriser la transmission de l'offre par mail. Cette transmission par mail doit cependant respecter les prescriptions de l'avis de marché ou des documents de la consultation. Dans ce cas, l'acheteur doit prévoir l'envoi d'un accusé de réception qui indique la date et l'heure de réception.